SIRH & GTA : comment bien choisir son logiciel RH ?
La mise en place d’un Système d’Information de gestion des Ressources Humaines (SIRH) rationnalise les processus RH. À travers la digitalisation, l’entreprise fait des économies remarquables tout en améliorant son organisation. Mais pour certaines structures, les fonctionnalités de base d’un SIRH standard peuvent être insuffisantes et donc nécessiter l’intégration d’un module dédié : la GTA.
Pour les domaines non soumis aux plannings sous contraintes, un des objectifs de la GTA est de simplifier et fiabiliser le calcul de la paie. Pour cela, la solution logicielle optimise le suivi et le pilotage des temps de travail, des présences, des absences et des activités des salariés. Mais pour d’autres secteurs, notamment ceux fonctionnant en cycles de travail complexes, l’impact de cet outil RH va bien au-delà de ce rôle. Dès lors, leur projet de GTA ne sera pas un projet SIRH classique, car cette rationalisation affectera profondément l’organisation de manière structurelle.
Il est donc essentiel de vérifier que les fonctionnalités GTA prévues dans un SIRH complet correspondent parfaitement aux besoins de l’entreprise. Explications.
SIRH complet : quelles sont les fonctionnalités génériques d’un module de GTA ?
Certaines structures traditionnelles peuvent se satisfaire pleinement de la solution de GTA incluse dans leur SIRH. Pour une TPE ou une PME avec un fonctionnement classique, cette solution de base améliorera la la gestion administrative et facilitera la production des fiches de paie, à moindre coût.
En quoi consiste le module de GTA d’un SIRH complet ?
Généralement, un module de GTA d’un SIRH prêt à l’emploi offre les fonctionnalités suivantes :
- Génération des plannings individuels et d’équipes à partir de simples grilles cycliques.
- Gestion des demandes et des validations des absences (collaborateur/manager)
- Gestion, supervision des heures de travail (par tâche, temps de pause, heures de délégation ou d’astreinte, heures supplémentaires, heures d’arrivée et de départ, heures de nuit, etc.)
- Enregistrement des temps de présence et d’absence
- Suivi des absences et des congés : RTT, CP, AT/MP, congé maternité, paternité, etc.
- Gestion du Compte Epargne Temps (CET)
Un enregistrement du badgeage relié à ce module de GTA permet la mémorisation des temps de présence en temps réel. Selon le logiciel, il est acté avec l’un des dispositifs suivants :
- Application de pointage sur smartphone
- Badgeuse classique
- Fonction badgeage intégrée sur le portail RH intranet
Dès lors, la GTA facilite le travail du service RH, en responsabilisant les managers et en répondant aux attentes des collaborateurs. Elle peut donc apporter une véritable plus-value.
Bon à savoir : certains SIRH peuvent s’enrichir d’un outil de business intelligence pour le suivi analytique, la production de reportings, etc.
Détecter les besoins de l’organisation pour une solution SIRH-GTA optimale
Malheureusement, limiter le rôle de la GTA à la rationalisation de tâches chronophages ou au calcul des éléments variables de paie (EVP) est risqué. Le danger pour l’organisation serait de ne pas exploiter tous les autres bénéfices qu’une solution de GTA peut apporter.
Au croisement des ressources humaines, du juridique et des autres départements opérationnels, ce module central du SIRH impacte tous les acteurs dans l’entreprise. C’est pourquoi le potentiel d’un logiciel de GTA ne doit pas être sous-estimé, y compris pour les petites et moyennes entreprises.
Performante et bien dimensionnée, la GTA optimise l’ensemble des ressources : humaines, matérielles et organisationnelles. Par conséquent, déceler les limites d’une GTA intégrée dans un SIRH existant est déterminant pour une entreprise. Cette opération permet de pointer précisément les faiblesses d’un module de GTA susceptibles de compromettre son développement.
Projet SIRH : l’intérêt d’un logiciel RH dédié à la Gestion des Temps et des Activités
Un dispositif de GTA standard est adapté pour des entreprises traditionnelles, sans complexité majeure : activité, organisation, taille, type de contrats, etc. Mais pour d’autres, un module de GTA personnalisable et évolutif peut se révéler indispensable.
Gestion des Temps et des Activités : un enjeu du SIRH majeur pour certains secteurs
Le module GTA de base d’un SIRH est approprié quand l’entreprise n’implique pas d’horaires fluctuants, de systèmes de rotation ou de planning d’intervention. C’est aussi vrai, si la majeure partie des employés est contractualisée en CDI, avec une activité relativement stable, sans pics de fréquentation, ou saisonnalité.
Toutefois, pour les structures complexes ou les sociétés multisites, les enjeux RH et opérationnels liés à la GTA sont fondamentaux. Dès lors, une solution paramétrable et évolutive est recommandée. Un moteur d’optimisation par contraintes est alors privilégié en fonction de la volumétrie et de la complexité des contraintes.
Dans ce contexte particulier, le suivi des temps et des activités implique plus fortement l’ensemble des collaborateurs. Ce point devient déterminant pour la réussite de l’organisation, à plus d’un égard. En effet, avec les cycles de travail spécifiques, la GTA joue un rôle primordial, autant pour la performance, que pour le bien-être des salariés.
Comment un logiciel de GTA personnalisable et évolutif transforme l’entreprise
C’est pourquoi un module de GTA dédié, personnalisable et flexible est requis dans certains secteurs : la restauration, la grande distribution ou encore la santé. Mais le transport, la logistique ou encore l’industrie sont aussi concernés, comme tous les domaines nécessitant des plannings sous contraintes.
Heureusement, des éditeurs de logiciels ont élaboré des solutions de GTA modulables à de multiples niveaux. Les caractéristiques prédéfinies sont paramétrables pour répondre à l’évolution des besoins spécifiques de chaque société : croissance de l’activité, modification réglementaire, etc.
Certaines d’entre elles s’interfacent naturellement avec la majorité des systèmes pour optimiser l’organisation sans forcément changer l’outil de gestion RH existant. Car un logiciel de GTA-SIRH, au-delà de sa spécificité structurelle, se distingue par sa solution d’hébergement de data et son niveau de sécurité. Ainsi, il existe trois types de solutions : mode SaaS, ASP ou On-Premise.
Le module de GTA dédié doit être compatible et pouvoir s’interfacer au SIRH de l’entreprise en prenant en compte ces aspects. C’est le cas de la solution de GTA Bamboo, conçue par Prologia pour s’intégrer à la majorité des SIRH du marché. Parfaitement adaptée aux activités où la GTA demeure centrale, elle fait notamment figure de référence dans le transport aérien (compagnie aérienne, aéroport, etc.).
Planifier et suivre le travail des équipes permet à chaque manager d’analyser et d’accompagner plus justement ses décisions. Elle peut évaluer l’adéquation entre la charge de travail et les ressources à disposition, rapidement et à tout instant. Elle peut anticiper le dimensionnement nécessaire pour développer une future activité.
En outre, les échanges étant facilités, elle améliore la communication et la confiance entre chaque manager et son équipe. De même, la coopération est renforcée entre la direction générale, la DRH et les managers. Dès lors, l’implication des managers dans les processus RH est favorisée et optimisée.
La GTA permet aux responsables d’équipes de bénéficier d’outils de pilotage intuitifs et efficaces. Des reportings basés sur les indicateurs de leur choix les aident à apprécier leurs performances. Le respect des engagements est garanti auprès des partenaires sociaux grâce au paramétrage personnalisé et aux contrôles automatisés.
En conclusion, les avantages d’un logiciel de GTA évolutif comme Bamboo sont nombreux, mais ils sont surtout mesurables. En intégrant différentes données telles que le gain de productivité ou la réduction de l’absentéisme, le ROI d’un projet de GTA se calcule aisément. Ce facteur est essentiel pour les services de ressources humaines, car il permet de valoriser concrètement un projet SIRH -GTA auprès des décideurs.
