Démontrez le calcul du ROI de votre projet de GTA
La gestion des temps et des activités (GTA) représente un enjeu majeur pour les entreprises. La volonté de se conformer aux obligations réglementaires est souvent le point de départ du projet. Cependant, le calcul du ROI (Retour sur Investissement) pour valoriser la mise en place d’une solution logicielle GTA est de plus en plus demandé par les directions générales et financières.
Quels sont réellement les facteurs de progrès à mettre en avant lors du calcul du ROI ? Voici nos recommandations pour valoriser la rentabilité de votre projet de GTA.
La digitalisation des processus administratifs : un levier de performance efficace
La simplification des processus administratifs est un véritable levier de productivité. Au niveau des ressources humaines, l’automatisation permet la prise en charge des missions à faible valeur ajoutée. Ainsi, le recueil des éléments variables de paie est sécurisé sur l’ensemble des tâches grâce au logiciel GTA.
Le calcul des heures supplémentaires ou la modulation sont intégrés dans le système. Le contrôle des absences et le pointage des présences sont enregistrés de manière fiable. La collecte et la transmission des temps de travail sont assurées instantanément. L’interfaçage avec le logiciel de paie évite la ressaisie avec des risques d’erreur.
Cette opération de transformation ne concerne pas seulement les RH. Le suivi de toutes les activités de l’entreprise est fluidifié. La valorisation du coût de l’investissement informatique passe par la prise en compte de l’amélioration globale des performances.
Les managers peuvent les piloter avec des indicateurs précis. Leur actualisation permanente fait gagner un temps précieux sur leur organisation. Ils accèdent à une visualisation complète des plannings de leur unité. En ce sens, c’est un véritable outil d’aide à la décision. La mise en place d’une solution de GTA facilite la gestion prévisionnelle et l’analyse des besoins des managers.
Air Tahiti a, par exemple, choisi l’outil de GTA Bamboo de Prologia pour traiter les plannings de son organisation. La compagnie aérienne a intégré cette solution logicielle afin de garantir son respect des limites réglementaires. La planification des activités de 930 personnes réparties sur 8 services est aujourd’hui optimisée. Parallèlement, l’automatisation a été appliquée sur le contrôle des horaires.
Le gain de temps a été remarquable pour l’ensemble des équipes. Le suivi analytique de la performance est assuré de manière fiable sur le long terme.
Les fonctionnalités du logiciel GTA : un élément central pour le calcul du ROI
Démontrer le ROI d’un outil de GTA implique de définir les fonctionnalités de l’outil. L’efficacité du dispositif réside principalement dans une mise en place personnalisée. La gestion des temps, des plannings, le suivi d’activité sont paramétrés pour chaque projet.
Pour évaluer le ROI, les indicateurs factuels propres au projet sont ainsi identifiés rigoureusement en amont. Une modulation est programmée selon les différents pôles de l’entreprise.
Les managers sont généralement associés à la personnalisation du processus pour assurer sa réussite complète. Leur connaissance du terrain permet de fixer des objectifs réalistes. Un paramétrage plus précis est déterminé par service, par tâche.
Les résultats d’une structure à l’autre sont variables. Le potentiel de rentabilité est déterminé par le niveau d’évolution de l’organisation. Les résultats sont d’autant plus remarquables si la transformation globale créé un cercle vertueux.
Ainsi, il est recommandé d’envisager une mutualisation des moyens pour réduire les coûts d’investissement. La centralisation du logiciel GTA pour l’ensemble des services augmente de manière pérenne sa rentabilité. Dans ce cas de figure, les responsables SI s’associent durablement au projet pour coordonner la mise en place du système.
Comment intégrer les contraintes de votre organisation lors du calcul du ROI ?
La maîtrise des spécificités de votre secteur est essentielle. Elle est indispensable pour la planification des activités complexes. La capacité de paramétrage doit pouvoir s’adapter aux contraintes de votre organisation et à son évolution. L’outil doit, en outre, s’interfacer parfaitement avec votre système d’information existant.
Certains éditeurs de logiciels mettent en avant la possibilité de simuler le ROI de votre projet de GTA. Ce type de solution intègre des données chiffrées pertinentes pour votre entreprise. Elles sont basées sur les expériences de clients présentant un profil similaire au vôtre. Ce système offre la possibilité de visualiser les hypothèses de gains en modulant de nombreuses variables.
Un outil de simulation du ROI permet d’évaluer un retour sur investissement fiable en intégrant des caractéristiques d’optimisation personnalisées. Les temps de travail sont catégorisés par activité, projet, ou tout autre segment de répartition.
Certains secteurs ont un fort intérêt à intégrer une solution sur-mesure. Nous pouvons citer par exemple l’Hôtellerie- Restauration, l’Industrie ou encore les Centres d’Appels. Par nature, ces branches nécessitent un logiciel de GTA sophistiqué.
La flexibilité est fondamentale dans ces activités où le coût des ressources humaines représente une part importante du coût d’exploitation. Il est donc indispensable d’optimiser le dimensionnement des équipes. Les aéroports, l’assistance aéroportuaire, les compagnies aériennes, comme les transports en général, sont aussi concernés.
Pour répondre à ces besoins précis, l’Aéroport de Charleroi a sélectionné le logiciel de GTA Bamboo. Celui-ci intègre la complexité de ce type d’organisation. Il inclut tous ces paramètres et évite les erreurs humaines. La planification automatique des tâches de certains services est passée à 90%. Les équipes de Prologia ont aidé à la structure du projet de GTA. Cet accompagnement a permis d’atteindre les objectifs fixés.
Au final, le gain de temps a optimisé leur productivité, leur qualité de service et l’équité des plannings. Le management de leurs équipes a été facilité. Cette solution GTA contribue aujourd’hui, de façon pérenne, à une meilleure performance globale.
Quels sont les indicateurs significatifs à privilégier pour mesurer le ROI de votre projet de GTA ?
Une rentabilité directe est attendue par les directions générales et financières. Elle peut être mesurée à travers des indicateurs chiffrés précis.
Les heures supplémentaires, le recours à l’intérim sont reconnus comme les segments les plus significatifs. Les solutions de GTA impactent de façon rapide et efficace ces postes de dépenses. On enregistre généralement des économies en moins de 12 mois.
D’autres facteurs offrent la possibilité d’évaluer le retour sur investissement. Le respect du temps de travail et de la ponctualité sont observés à long terme. Mais les données chiffrées ne sont pas toujours disponibles, selon l’organisation initiale de l’entreprise. Quantifier ce gain de performance est difficile, si aucune collecte n’existe en amont. Cependant, c’est un effet positif largement reconnu par les collaborateurs RH.
Le gain de conformité n’est pas forcément mesurable dans le calcul du ROI. Toutefois, c’est un élément fondamental. C’est généralement le point de départ d’un projet. Au niveau financier, la prévention des risques réglementaires permet d’éviter le paiement de pénalités. Il convient donc de lui accorder une place essentielle pour valoriser le projet de GTA.
Enfin, il existe un indicateur essentiel : la paix sociale. L’évolution de l’organisation contribue pleinement à l’amélioration du climat entre collaborateurs. Elle simplifie la répartition équitable des tâches et des temps de travail. Elle apporte aux salariés visibilité et autonomie.
Ce bénéfice est surtout de l’ordre du ressenti et de l’expérience client pour les utilisateurs d’une solution logicielle de GTA. Mais son impact positif sur l’engagement et la productivité des équipes est indéniable.
Avoir pour objectif d’évaluer le ROI par les seuls indicateurs financiers serait une erreur. La démonstration du ROI doit inclure des axes d’amélioration pluriels, souvent inhérents à votre secteur, vos contraintes.
L’accompagnement d’un éditeur de logiciel de GTA expérimenté vous aidera dans cette étape. En effet, certains gains sont rapides et simples à observer. Alors que d’autres nécessitent une analyse plus complexe sur le long terme.
