Optimiser la gestion de planning entre RH & Managers
La planification des ressources humaines concerne à la fois les référents RH et les managers opérationnels. Ensemble, ces intervenants visent à faire du capital humain un levier de réussite et de productivité. Pourtant leurs objectifs respectifs peuvent aussi faire l’objet de différends. Ceux-ci peuvent même compromettre l’équilibre de cet élément clé de la compétitivité.
Le rôle des RH est orienté vers la gestion de la paie, la réglementation et la réduction des dépenses. Il peut alors interférer avec celui des managers opérationnels plus focalisés sur le pilotage de l’activité et la réalisation des objectifs.
Dans cet article, nous analysons comment ces deux acteurs incontournables de la planification peuvent réussir à coopérer pour une meilleure performance de l’entreprise.
Comprendre la planification des RH ou gestion des plannings
Nous définissons la planification des ressources humaines selon les différents points de vue des parties prenantes, afin d’accéder à une vision globale.
Définition générale de la planification des ressources humaines
La planification des ressources humaines consiste à déterminer les besoins humains et matériels pour optimiser l’organisation de l’ensemble des services. Bien menée, la gestion des plannings RH permet de disposer de la bonne personne, au bon endroit, au bon moment et au meilleur coût.
Un emploi du temps n’est pas seulement un outil RH, il représente également un véritable levier de performance, dans le cadre du management. Anticiper l’adéquation entre le besoin et la disponibilité des collaborateurs permet notamment d’éviter les situations d’urgence. Le manque de prévision et l’improvisation sont malheureusement à l’origine d’une perte de rentabilité, observée sur le long terme.
La planification des RH dans une entreprise n’est pas toujours prise en charge de la même manière. Le service des ressources humaines et les managers opérationnels sont généralement impliqués, à des niveaux différents. Idéalement, les deux coopèrent pour une plus grande efficacité. Leur vision du planning est parfois en désaccord, chaque partie ayant des missions distinctes au sein de l’organisation.
La gestion des plannings : le point de vue RH
La direction des ressources humaines a une vision du planning relative à la gestion de la paie et au respect du cadre légal. Son approche de la gestion des ressources est déterminée par des problématiques liées aux horaires de présence, heures supplémentaires, absences, maladies, congés, etc. Elle intègre également un objectif d’optimisation des coûts.
Pour les référents RH, l’amélioration de la planification des RH doit, avant tout, faciliter le traitement d’un grand nombre de données. La mise en place d’un outil informatique pour gérer les plannings apparaît comme la solution la plus adéquate pour répondre à cette contrainte.
Ces nouveaux processus permettent alors d’enregistrer automatiquement les données utiles, mais aussi de simplifier l’actualisation des habilitations. C’est un moyen simple de gagner du temps sur des tâches à faible valeur ajoutée.
De plus, ces informations saisies auparavant manuellement ne représentent plus une source potentielle d’erreurs. Enfin, cette solution logicielle répond aux attentes fortes des salariés. En effet, l’automatisation leur offre plusieurs avantages : respect des souhaits personnels, équilibre vie privée et professionnelle, etc.
La vision planning des managers opérationnels
Du point de vue de l’exploitation, les managers opérationnels conçoivent les plannings grâce à leur expérience de terrain. Ils prennent en compte des paramètres multiples : saisonnalité, pics d’activité, rythme de production, compétences des collaborateurs, etc.
Ils sont les premiers à devoir composer avec l’acceptabilité des horaires, les desiderata. Ils jonglent avec de multiples éléments et sont, à ce titre, les principaux garants de l’équité des temps de travail. Leur mission implique d’ajuster en permanence leurs équipes pour atteindre les objectifs fixés par l’entreprise.
Dans le cadre d’un projet par exemple, il est fréquent de solliciter des expertises très spécifiques. Certains d’entre eux nécessitent un savoir-faire rare sur des périodes précises. Dans cette configuration, un manager peut alors identifier le besoin de faire appel à des consultants externes. S’il n’est pas intégré au projet, un responsable RH n’anticipera pas forcément ce type de contrainte.
Quand les managers réclament un logiciel de planification, c’est avant tout pour piloter leurs opérations, superviser leurs équipes et augmenter leur productivité. Leur mission se révèle d’autant plus complexe s’ils interviennent dans un secteur où la planification optimisée est un impératif. Dans le Transport, l’Industrie, ou encore la Santé, les managers opérationnels créent chaque mois les emplois du temps. Ils ne peuvent se baser uniquement sur les plannings réalisés pour les concevoir.
Ainsi, dans une organisation, les résultats recherchés pour une meilleure planification des RH semblent s’opposer. Le risque de conflits entre le service des ressources humaines et les managers opérationnels est alors possible. Néanmoins, leurs contraintes mutuelles ne doivent pas constituer un obstacle pour viser un objectif commun.
Orienter la planification des RH vers une stratégie collaborative
Les responsables RH souhaitent de plus en plus impliquer les managers dans la gestion des collaborateurs. Leur volonté de garantir le respect de la loi et des accords d’entreprise peut les amener à imposer leurs contraintes. Le service des RH peut alors être tenté de cadrer les plannings horaires prévisionnels en fonction des plannings réalisés.
Malheureusement, les problématiques d’exploitation et la charge de travail variable ne sont pas prises en compte. Cela peut engendrer des divergences internes qui nuisent à l’organisation générale. Il est donc essentiel de se tourner vers une stratégie commune, afin de coordonner les objectifs de chaque service vers une meilleure gestion des temps.
Harmoniser les objectifs des directions RH & opérationnelles pour un projet commun
La planification des RH est un facteur de performance durable. C’est pourquoi la mise en place d’un projet commun est fondamentale pour l’améliorer. La direction des ressources humaines et la direction opérationnelle peuvent harmoniser leurs missions. Ce type de résolution s’inscrit généralement dans un axe de gestion RH plus global.
Il inclut également les autres rôles RH des managers opérationnels. La fonction RH des managers est de plus en plus intégrée au sein des entreprises. La gestion du planning n’est alors qu’une facette de leurs rôles RH, dans la mesure où il en existe plusieurs. En effet, ils prennent part à de nombreuses missions liées au parcours interne de leurs collaborateurs : recrutement, onboarding, plan de formation, etc.
Cependant, il est primordial de limiter leur champ d’intervention. Celui-ci ne doit pas dépasser leurs compétences, ni interférer avec leur poste. Les décisions RH sont avant tout prises par les spécialistes de la fonction en lien avec les managers opérationnels. L’objectif commun doit être dirigé pour réunir, de manière stratégique, la GRH à la performance organisationnelle.
En ce qui concerne la planification, un constat exhaustif doit être dressé. Le point de vue de chaque partie prenante sur chacun des éléments sera établi :
- Les besoins au regard des ressources,
- Les processus en place,
- Les contraintes,
- Les diverses catégories de salariés, etc.
Chaque organisation est différente et nécessite, par nature, une approche personnalisée. Une réflexion approfondie doit avoir lieu en amont pour faire évoluer les méthodes existantes destinées à gérer les plannings. Les enjeux, les objectifs, le cadre d’application et les solutions envisagées doivent être étudiés. Afin d’y parvenir, l’intervention d’un partenaire extérieur, spécialisé dans la planification optimisée est généralement recommandée.
Un logiciel de planning : la solution gagnante pour les RH & les managers
L’utilisation d’un logiciel de gestion aux fonctionnalités avancées constitue la base d’une nouvelle organisation. Elle ouvre la voie à des procédés capables de répondre aux attentes de tous les intervenants. Il permet à la fois l’automatisation des processus RH et l’optimisation de la performance souhaitée par l’exploitation. Il offre aussi l’avantage de fluidifier les échanges et de gérer plus sereinement les différends entre les parties prenantes : managers, référents RH et salariés.
Dans le cadre d’une gestion de plannings sous contraintes, la solution logicielle traitera les plannings programmés distinctement des plannings effectués. Les managers de terrain et les RH peuvent ainsi œuvrer chacun dans leur domaine de compétence, tout en bénéficiant d’une vision globale des opérations. En s’accordant en amont, ils peuvent définir, ensemble, les règles de validation entre les plannings prévisionnels et réalisés.
Cet outil de gestion facilite l’autonomie de chaque intervenant. Les RH ont un accès direct, en temps réel, aux données relatives aux temps de présence et aux absences. Les informations sont automatiquement mises à jour dès l’instant où elles sont renseignées. Les managers sont libres d’ajuster les plannings opérationnels selon les priorités du terrain. Grâce à une communication facilitée, le risque d’erreurs ou de confusions est ainsi limité.
Les managers peuvent prévoir leurs plannings, les transmettre aux RH aisément. Ils acceptent les absences selon les besoins de l’activité, gèrent la distribution des tâches et l’équité des horaires, en fonction d’indicateurs fiables.
Parallèlement, les collaborateurs ont accès à une plus grande autonomie, puisqu’ils peuvent également échanger plus simplement avec leur manager et le service RH. Ils peuvent interagir directement sur leurs plannings : demandes de congés, notifications de validation, etc.
De leur côté, les RH bénéficient d’une information sûre et utile en temps réel. Ils peuvent traiter plus facilement les problématiques de paie et de suivi des droits de chaque salarié. Leur rôle de contrôle et de conseil est alors mis au service de l’exploitation et donc valorisé auprès des managers de terrain.
En trouvant un accord sur leurs objectifs respectifs, la direction RH et la direction opérationnelle ne transforment pas uniquement leurs seuls processus. Ils modifient également en profondeur toute l’organisation vers une plus grande performance et un meilleur équilibre social.