Comment bien gérer les temps de pause en entreprise ?

Quand les temps de pause sont gérés en autonomie par les employés, l’engagement et le bien-être sont favorisés au sein de l’entreprise. Concentration, créativité, productivité, motivation… Ses bienfaits pour les salariés sont largement reconnus.

Pourtant, au niveau managérial, sans contrôle ou supervision, la crainte de voir ces interruptions de travail se multiplier ou se rallonger subsiste. De plus, certains domaines d’activité doivent être en mesure de justifier, auprès d’autorités de régulation, la conformité des pauses avec les règles en vigueur.

Dès lors, entre encadrement et souplesse, l’organisation des pauses devient une question essentielle pour les dirigeants. Si la gestion autonome semble présenter de réels atouts pour établir un climat de confiance, parfois cette approche est inadaptée. Ainsi, nous verrons dans quel cas un outil de planification et le pointage des pauses sont recommandés pour optimiser l’organisation.

Temps de travail et pauses : un vrai sujet de management

D’un point de vue légal, la journée d’un employé comporte des périodes de travail effectif et un moment de repos obligatoire. Sur ce point, la réglementation française est simple et claire. Mais sur le terrain, la gestion des temps de pause n’est pas toujours facile pour les managers et les chefs d’équipe.

D’une part, ils doivent faire face aux imprévus du planning. D’autre part, ils sont parfois contraints de composer avec des attitudes inappropriées, en dissonance avec les besoins de l’entreprise. Ainsi, trouver l’équilibre entre réglementation et flexibilité devient un vrai challenge. En apparence anecdotique, la gestion des pauses se révèle finalement un véritable sujet de management.

Une conversation à la machine à café qui s’éternise ? Une pause cigarette qui se renouvelle chaque heure ? Certains salariés peuvent s’arrêter beaucoup trop longtemps. D’autres s’octroient des instants de détente trop souvent. Ces attitudes peuvent poser question : abus délibéré ou mauvaise compréhension des règles ? Dans le doute, certains managers observent discrètement ces comportements, avant d’aborder le sujet franchement avec ces collaborateurs un peu trop à l’aise.

En pause, certains salariés ont un comportement inadéquat 

Cette situation délicate peut engendrer un climat de méfiance contre-productif en interne. Des tensions sont susceptibles de voir le jour au sein des équipes. Si le phénomène perdure sans réaction face à ces pratiques, d’autres salariés, plus consciencieux, se sentiront forcément lésés. Certes, l’employeur peut sanctionner ces abus par un blâme, une mise à pied disciplinaire voire un licenciement pour faute. Mais il vaut mieux en parler librement avec les personnes concernées et le plus tôt possible.

Quand les collaborateurs distinguent formellement les conditions dans lesquelles ils peuvent faire un break en toute légalité, les comportements incorrects sont, en réalité, plutôt rares. En matière de pause au travail, des principes clairs permettent d’instaurer – ou de rétablir- la confiance. De plus, ils favorisent considérablement l’autonomie des salariés. Cette démarche de communication bienveillante ne se limite pas au rappel des textes législatifs. Elle invite à un échange sincère avec le personnel, propice à une véritable écoute constructive.

Pause obligatoire, micro-pauses, pointage : quelles sont les règles ?

Identifier les différents types de pauses et préciser leurs modalités permet d’éviter les malentendus et la confusion. En effet, on évoque le sujet « en général » : pause-café, déjeuner, appel téléphonique, pause cigarette… Mais selon le Code du Travail, toutes ces interruptions momentanées ne se valent pas forcément.

Pause obligatoire (rémunérée ou non), micropause… Contrairement aux idées reçues, l’activité ne définit pas la nature de la pause. Seules les conditions dans lesquelles elle se réalise importent.

Pause obligatoire au travail : de quoi parle-t-on ?

Selon la législation, le temps de travail effectif est une période pendant laquelle le salarié est à la disposition de l’entreprise (art. L3121-1). Par opposition, la pause obligatoire est la plage horaire pendant laquelle l’employé peut « vaquer librement à des occupations personnelles ». En France, on la définit comme un droit octroyé au bout de 6 heures de travail effectif. Sa durée minimale est de 20 minutes consécutives.

La loi détermine le seuil à respecter, mais les organisations peuvent planifier des arrêts réguliers, dans le programme quotidien. Les 20 minutes de pause sont susceptibles d’être complétées. Et dans certains domaines d’activité, la convention collective ou l’accord de branche donne aussi lieu à des conditions plus avantageuses. Ainsi, en pratique, des cas particuliers sont à l’origine d’interrogations légitimes.

Pour les prestations inférieures à six heures, par exemple, aucune pause n’est prévue. Parfois, des impératifs de fonctionnement font varier les modalités d’un secteur ou d’une société à l’autre. Dans le planning du salarié, cette pause réglementaire n’intervient pas forcément au terme des 6 heures de travail effectif. Elle peut être prise à une heure définie librement, selon un accord interne à l’entreprise. Elle se positionne généralement en amont, de manière à équilibrer travail et temps de pause. Ainsi, un employé, prévu au calendrier pour Å“uvrer 8 heures par jour, peut tout à fait s’arrêter au bout de 4 heures.

Dès lors, le moment de restauration peut éventuellement se confondre avec celui de la pause obligatoire. Mais aucune loi ne définit de droit spécifique à la pause déjeuner (hors dispositions conventionnelles ou accord collectif). En effet, les coupures ont pour but de fractionner les horaires. Dans la majorité des cas, ces coupures, non comptabilisées dans le temps de travail, se situent dans une plage horaire qui permet aux salariés de se restaurer (ex : 9h-12h30/14h-18h) et obéissent à d’autres règles spécifiques.

Pause obligatoire d’un professionnel du secteur médical  

En parallèle, les questions relatives à la rémunération du temps de travail et des périodes de pause doivent être traitées sans détour. Pour un employé, l’objectif initial de la pause est de le libérer totalement de ses contraintes professionnelles pour récupérer physiquement et psychiquement. En toute logique, ce temps personnel ne fait donc pas l’objet d’une rétribution. Mais s’il ne peut agir librement et doit revenir en poste à la demande de son supérieur, le salarié bénéficie d’une pause rémunérée. Cette période est alors requalifiée en temps de travail effectif. (Art. L3121-2).

À l’inverse, si le moment de pause n’est pas pris à l’initiative du salarié lui-même, c’est à l’employeur de rester vigilant. Lors de la réalisation de tâches physiquement ou mentalement exigeantes, cette coupure joue un rôle déterminant dans la prévention des accidents. De plus, elle améliore nettement les capacités de concentration. Garant de la sécurité du personnel, l’employeur doit donc contraindre son personnel à respecter ce temps d’arrêt obligatoire. Sa responsabilité peut être mise en cause, notamment en cas de blessures ou dans le cadre d’un contrôle opéré par l’Inspection du Travail.

Bon à savoir : un salarié en télétravail bénéficie des mêmes conditions de pauses que celui œuvrant en présentiel.

Les micropauses sont considérées comme du temps de travail effectif

Le sujet des micropauses est parfois tabou au sein de l’entreprise. Les salariés ne savent pas toujours si ces quelques minutes sont vraiment autorisées et si elles doivent être envisagées comme du temps personnel. En réalité, ces courtes interruptions sont considérées comme du travail effectif. Généralement tolérées, de manière tacite par la direction, elles se distinguent de la pause obligatoire selon plusieurs aspects.

Prises de façon informelle, elles durent seulement quelques minutes et s’intercalent dans le planning de la journée : pause-café, pause cigarette, appel privé… Le salarié demeure sur site, ou à proximité immédiate, apte à se conformer aux consignes de l’employeur. Il est en mesure de regagner son poste rapidement, sans gêner l’activité de l’entreprise.

En différenciant clairement la pause obligatoire des micropauses, les travailleurs restent indépendants pour gérer leur programme, tout en respectant les règles. Ces courts temps d’arrêt sans incidence sont généralement exploités pour :

• Se rendre aux WC
• Se préparer une boisson chaude pour s’hydrater
• Manger un en-cas
• S’aérer, marcher, s’étirer
• Téléphoner pour résoudre une affaire personnelle urgente
• Fumer, etc.

Mais contrairement à la pause obligatoire, rien ne contraint l’employeur à accorder ces micropauses. En pratique, une indulgence à l’égard de ces interruptions informelles est généralement recommandée pour favoriser le bien-être des équipes. Du reste, cette approche orientée sur la flexibilité est souvent propice à l’autorégulation. Ainsi, il est fréquent d’observer qu’en cas de coupure prolongée, le salarié ajuste naturellement son temps de travail. Soucieux de respecter la confiance établie, il s’organise en toute autonomie, pour combler ce dépassement inhabituel.

Les micro-pauses sont souvent tolérées en entreprise

Cas où la planification et le pointage des pauses s’imposent

La plupart du temps, lorsque le cadre d’application est clairement établi, la gestion libre des pauses est mise en œuvre assez aisément. Mais cette méthode ne convient malheureusement pas à toutes les organisations. Certains secteurs d’activité sont obligés de planifier les temps de pause de manière rigoureuse.

Leurs opérations impliquent des programmes par roulement, des rotations d’équipes. Leurs cycles de travail complexes ne sont pas compatibles avec une coordination autonome des pauses. Ces organisations fonctionnent généralement avec un planning sous contraintes, capable de proposer des horaires, ainsi que les tâches effectives à réaliser. Ainsi, un outil de planification performant espacera les périodes de travail effectif pour permettre la prise des pauses selon les règles établies.

Cette problématique se retrouve dans les structures soumises aux fluctuations dues à la fréquentation, la saisonnalité, ou propres au processus :
• Centres d’appels
• Établissements spécialisés (EPHAD, centre d’accueil)
• Grande Distribution
• Hôpitaux, cliniques
• Industrie
• Laboratoires d’analyses biomédicales
• Restauration
• Transports routiers, aériens, maritimes…

Les enjeux RH et opérationnels sont fondamentaux dans ces structures. L’optimisation des plannings et l’organisation des pauses requièrent, dès lors, une solution de gestion des temps et des activités (GTA).

Les pauses en Call-Center respectent des règles propres à l’activité

Un tel outil de planification, comme celui conçu par Prologia, est adapté à la prise en compte des pauses de ces professionnels. En l’associant au dispositif de pointage, l’entreprise configure les différents types de pauses et leur durée dans le logiciel. Leur intégration est alors prévue au calendrier des équipes, selon un paramétrage personnalisé.

La validation des temps de pause est assurée en temps réel grâce à la liaison entre la solution de GTA et la badgeuse. L’affichage des pauses est inséré sur les feuilles de temps. Ces périodes diffèrent des entrées et sorties des salariés, en début et fin de vacation. Toutes les données relatives aux modalités spécifiques sont exportées, sans délai, dans le système informatique vers le département RH ou la comptabilité.

Une gestion automatisée ne nuit pas, pour autant, aux bonnes relations entre managers et employés. Cette solution, modulable en fonction des multiples impératifs, facilite, au contraire, l’organisation interne, aussi bien pour les superviseurs, que pour les salariés. Même si les pauses planifiées ne sont pas respectées par les salariés, elles permettent de réguler la charge de travail demandée dans les vacations.

L’encadrement des interruptions de travail vient en réponse à la nécessité de garantir un service continu. Ce procédé évite de subir les conséquences de l’éloignement impromptu, même momentané, d’un collaborateur. Les managers et chefs d’équipe sont, ainsi, libérés d’une forte contrainte d’exploitation.

Le personnel est assuré du respect des temps de pause. Pendant cette période, chacun peut vaquer à ses occupations, sans se soucier de la bonne marche des opérations en son absence. Le climat de confiance est, de fait, préservé, car l’outil de planification et le pointage des pauses instaurent les mêmes règles pour tous. Avec l’automatisation, les malentendus liés aux différents moments de la
vie des salariés disparaissent naturellement.