L’intérêt d’un logiciel de planification et de suivi opérationnel pour l’entreprise

Optimiser le planning du personnel répond à de multiples enjeux pour l’entreprise. Construire un emploi du temps efficace reste un challenge permanent pour le responsable RH ou les managers. Selon le type d’organisation, respecter des contraintes plurielles et variables tout au long de l’année s’avère parfois délicat. Un système de planification manuel avec tableur Excel n’est pas toujours adapté.

Mais comment identifier ce besoin ? Quels sont les secteurs d’activité concernés ? Comment un logiciel de planification peut-il vous aider à optimiser l’ensemble de vos ressources ? Voici les réponses à vos interrogations dans ce guide.

Faire un état des lieux des contraintes pour la création du planning de votre organisation

Chaque semaine, le responsable RH ou le manager coordonne la gestion des emplois du temps des équipes en respectant un ensemble d’obligations. Avant de mettre en place une stratégie d’optimisation, il est important de définir la nature de ces contraintes pour une anticipation efficace.

Les contraintes légales et spécifiques au secteur d’activité

Tout d’abord, les règles sociales comme la législation du travail, la convention collective ou l’accord d’entreprise doivent être respectées. Ces obligations légales sont parfois des freins importants au moment de la création des plannings des équipes. Les responsables des ressources humaines ou les managers les connaissent, elles sont ancrées dans l’organisation habituelle de l’établissement. Mais il est toujours compliqué de les combiner avec les nombreuses limites associées à la multiplicité des contrats : CDD, CDI ou encore temps partiel et intérim.

Certains domaines, comme la restauration ou les transports, ont des impératifs plus conséquents, propres à leur type d’activité. Pour ces secteurs, la planification des ressources humaines est soumise à la rotation des emplois du temps des salariés pour garantir l’équité. La saisonnalité ou la variation des flux va également influer de la même manière sur la complexité de la planification.

Les contraintes liées aux compétences

Les compétences ou le niveau de rendement de chaque employé représentent un élément fondamental pour une planification efficiente. Selon les tâches à prévoir, seuls certains salariés diplômés ou spécialement habilités pourront être affectés sur l’emploi du temps.

Parfois, la gestion de l’organisation est liée à la productivité de chacun ou encore la polyvalence de certains collaborateurs. Pour une efficacité optimale, ces paramètres inhérents aux différents profils doivent être enregistrés de manière rigoureuse en amont.

Les souhaits des salariés

Les demandes personnelles des salariés viennent s’ajouter à la liste des facteurs à considérer. Optimiser les moyens humains mobilisables pour un poste de travail passe par la prise en compte de ces attentes individuelles.

Certains préféreront œuvrer de nuit ou les week-ends, tandis que d’autres ne pourront s’engager qu’en journée. La gestion des activités de l’entreprise doit ainsi s’organiser en fonction des disponibilités de chacun sur l’ensemble des plages horaires.

Les ressources matérielles disponibles

Enfin, les contraintes matérielles ou techniques ne doivent pas être oubliées. Il est essentiel de lister l’ensemble des ressources lors de l’établissement des emplois du temps.

Une mise à disposition de salles ou de véhicules de société fait partie intégrante de l’organisation de l’entreprise. Ce type d’élément doit donc être intégré aux données de votre projet d’optimisation des plannings.

Définir précisément les objectifs de l’entreprise pour l’optimisation du planning

Comme nous l’avons énoncé précédemment, derrière l’apparente simplicité de cette mission, se cachent des enjeux de taille. Il est fondamental de gagner l’adhésion de l’ensemble des collaborateurs, mais aussi des décideurs. Pour cela, les objectifs que vous souhaitez atteindre doivent être clairs.

En les communiquant en interne, les processus évolueront de manière plus efficace. Vous remporterez plus facilement l’engagement et la participation des acteurs concernés.

Viser la performance et la maîtrise des coûts

L’évolution des moyens mis en œuvre pour la gestion des temps de votre entreprise peut se justifier par une double finalité. Le gain de performance et la volonté de contrôler les coûts sont, en général, à l’origine d’un projet de planification. Ces intentions sont bien sur liées. Ainsi, une optimisation de la planification permet de programmer les ressources nécessaires au plus près des besoins effectifs.

L’objectif de productivité est atteint quand vous évaluez parfaitement la charge de travail. Certains imprévus et flux irréguliers exigent des adaptations préalables. Le recours aux heures supplémentaires ou à l’intérim est souvent le résultat d’un manque de prévoyance. Pour réaliser des économies, une anticipation de ces périodes est fondamentale.

Vous pouvez ainsi calibrer les équipes au plus juste, selon les variations d’activité dans la journée ou au cours de l’année. L’équilibre est idéal quand vous évitez les situations de sous-effectifs, ou a contrario de sureffectifs.

Assurer plus d’équité entre les salariés

Définir les horaires et la distribution des tâches de manière équitable permet d’observer un apaisement des relations dans les équipes. Le respect des attentes individuelles permet aux salariés de mieux concilier leur vie professionnelle et privée.

Dans le même temps, vous pourrez remarquer le rôle positif sur la productivité des collaborateurs. Le bien-être en entreprise contribue à un meilleur engagement voire à une fidélisation des employés sur le long terme.

Garantir la qualité de service et fidéliser vos clients

Un projet global d’amélioration de la qualité de service intègre souvent une évolution dans la gestion des temps et des activités. En effet, un audit met parfois en lumière un ensemble de dysfonctionnements liés à l’organisation. Il est alors essentiel de revoir les processus de la structure. Le responsable des ressources humaines et les managers auront  pour mission de les modifier, afin de les optimiser. C’est peut-être le moment de remplacer le simple tableur pour une solution adaptée aux besoins complexes.

Pourquoi l’utilisation d’un logiciel planning du personnel est parfois incontournable ?

Identifier les cas où la gestion des temps est centrale

La multiplicité des contraintes et le secteur déterminent véritablement la préférence pour un logiciel de planning spécifique.  Pour certaines entreprises, la gestion des plannings pourra, sans difficulté, être pilotée avec une solution de planning gratuit ou un tableur de type Excel. Si vous dirigez une TPE ou une PME avec un système assez classique de fonctionnement :

• Horaires non fluctuants, sans rotation ou roulement
• Absence de planning d’intervention,
• Majorité de contrats en CDI,
• Pas de saisonnalité ou de pic de fréquentation à prévoir.

Les différentes obligations seront intégrées, des transformations seront assurées à la suite de tests réalisés en interne. Un questionnaire de satisfaction peut contribuer à améliorer le système en place.

Mais pour d’autres organisations, seul un moteur d’optimisation par contraintes pourra inclure l’ensemble des impératifs.

Les établissements dont les opérations nécessitent un emploi du temps par roulement, rotation seront vite limités. Un tableur ou même un logiciel de planning basique ne pourra répondre aux multiples exigences.

Leurs cycles de travail complexes requièrent un outil spécifique, personnalisable et évolutif. Une solution de gestion des temps et des activités (GTA) s’impose alors comme un choix idéal. Le planning sous contraintes est une problématique des secteurs soumis aux fluctuations dues à la fréquentation, la saisonnalité ou propres à l’activité :

• La Restauration,
• La Grande Distribution,
• Les Centres d’appels,
• La santé publique ou privée : hôpitaux, CHU, cliniques…
• Mais aussi les services ou lieux associés comme les laboratoires d’analyses biomédicales, les établissements spécialisés ouverts en continu comme les EPHAD,
• Les Transports routiers, aériens, maritimes,
• L’Industrie avec des structures qui tournent sans interruption.

Les enjeux RH et opérationnels sont fondamentaux dans ce type d’organisation. L’utilisation d’un logiciel d’optimisation de planning devient incontournable et centrale. Cette mission ne doit alors plus être perçue comme purement administrative. Les résultats de l’entreprise ou l’organisme public vont dépendre du potentiel du programme de planification et de son niveau de personnalisation.

Une solution de gestion des temps et des activités (GTA) bien dimensionnée contrôle les différences entre les besoins et les ressources. Elle permet la construction automatique et optimisée de plannings individuels sous contraintes. Dans un temps court, elle permet également d’analyser les résultats en suivant des indicateurs de performance.

Cette stratégie complète vise ainsi à garantir une rentabilité maximale sur le long terme. Elle a pour but de préserver également le bien-être du capital humain de l’entreprise.

Comment un logiciel de planning personnalisable optimise votre organisation ?

Un programme bien paramétré offre la possibilité de créer rapidement les plannings pour l’ensemble des équipes. Toutes les variables liées aux multiples contraintes sont intégrées en amont. La mise à jour est donc effective en temps réel. L’actualisation automatique évite les erreurs ou les incompréhensions.

En effet, la perspective collaborative est valorisée : chacun peut visualiser l’agenda de tous les membres de l’entreprise. La validation et diffusion du planning du personnel sont simplifiées. La communication entre les différents services et niveaux hiérarchiques est fluidifiée.

L’opérationnel peut être contrôlé, à tout moment, dans le respect des habilitations. C’est donc un outil de suivi par le responsable RH ou les managers. Cette fonctionnalité fournit un véritable tableau de bord. Pratique, il permet de visualiser et d’ajuster, instantanément, le temps de travail effectué par un salarié. Cela devient possible sur une période donnée : journalière, hebdomadaire, mensuel. La flexibilité et l’annualisation sont ainsi plus aisées.

Le processus de paie est optimisé dans son intégralité. Le contrôle de la présence et la gestion des absences du personnel sont automatisés. En effet, ce type de logiciel intègre des compteurs de temps individuels et un système de pointage. Le service des ressources humaines dispose de données plus sûres. Le traitement est alors plus efficace, car il évite la perte de temps et les erreurs liées au fonctionnement manuel.

L’optimisation de l’organisation grâce à la mise en place d’une solution de planning sous contraintes efficiente amène d’autres bénéfices. Le service des ressources humaines n’est pas le seul impacté. Son action est plurielle et transforme de manière positive de nombreuses sphères de l’entreprise.

Il n’est pourtant pas toujours évident de convaincre la direction financière de l’intérêt fondamental d’intégrer ce type de solution. Vous envisagez de présenter un projet de gestion des temps et des activités ? Nous vous recommandons de consulter notre article pour comprendre comment démontrer le retour sur investissement (ROI) d’un logiciel de GTA.