Organisation & Management : comment l’entreprise s’adapte au télétravail

La crise sanitaire a été l’occasion pour les entreprises de recourir au travail à distance. Elles ont pu expérimenter différentes configurations, au niveau de la gestion des temps de travail. La découverte du télétravail obligatoire pour de nombreux salariés a laissé place à un mode de travail dit hybride avec un mix distanciel-présentiel. Cette solution semble aujourd’hui privilégiée par la plupart des professionnels. L’environnement des salariés et leurs conditions d’exercice en ont été bouleversé. Ces nouvelles organisations demandent des ajustements pour s’installer durablement.

Ces transformations, tant au niveau du cadre de travail que du management, remettent en question sérieusement l’organisation de certaines entreprises. Dans cet article, nous analysons ces changements inévitables auxquels doivent faire face les décideurs, pour mieux les appréhender.

Repenser l’organisation sur le long terme

Destinée à développer les performances, cette mutation vers plus de flexibilité s’appuie sur un double constat. D’une part, réduire les espaces en présentiel devient inévitable et d’autre part, les conditions de travail à distance doivent s’améliorer. Cette nécessité d’adaptation est un processus qui s’installe dans un temps long et s’inscrit dans la réflexion.

Réagencer les bureaux d’entreprise et varier les lieux du télétravail

Conséquence du télétravail régulier : les postes des employés sont inoccupés une partie de la semaine. Un mode d’organisation hybride avec 1 à 3 jours par semaine de télétravail tend à se généraliser. Les collaborateurs vont passer de plus en plus de temps en dehors de l’entreprise.

Dans ces conditions, le défi consiste à repenser l’utilisation des bureaux en leur absence et à gérer les plannings de manière simple. Pour une société, la restructuration de l’espace de travail devient donc un véritable enjeu.

Réduire le nombre de postes et les surfaces permet de réaliser des économies de charges. L’optimisation des ressources matérielles associées à de nouvelles données d’organisation marque le point de départ d’une stratégie inédite. Ce tournant peut se concrétiser par un changement de locaux ou un simple réaménagement.

La nouvelle organisation des bureaux de l’entreprise peut se réaliser selon une multitude de possibilités. En effet, la répartition classique « société/domicile » n’est pas forcément la seule option pour le travail hybride « présentiel/distanciel ». Des collaborateurs peuvent ressentir le besoin de télétravailler ailleurs que chez eux.

On a pu observer en France, depuis quelques années, bien avant la crise sanitaire, des environnements de travail novateurs. À l’origine, les freelances ou les professionnels itinérants étaient plutôt visés par ces espaces. L’arrivée de la Covid19 n’a fait qu’accélérer ce phénomène, en levant les derniers freins à leur exploitation par les salariés. De multiples modèles de structures se sont même crées.

Aujourd’hui, ces lieux sont donc investis par les télétravailleurs. En ville ou en périphérie, voire à la campagne, ils attirent des personnels de différentes sociétés aux besoins variés (taches administratives, mais pas seulement).

Leur point commun ? Ils proposent une alternative au home office dans un cadre adapté aux exigences du travail à distance :

• Coworking : l’employeur loue un espace partagé pour un ou plusieurs collaborateurs
• Corpoworking : des salariés de plusieurs sociétés peuvent partager le même bâtiment
• Fablab : un laboratoire de fabrication ou lieu communautaire créé pour favoriser le développement de prototypes
• Télécentre : mise à disposition de locaux équipés (mobilier, matériel informatique) par une collectivité

En parallèle, les bureaux de l’employeur peuvent faire l’objet d’un réaménagement pour rendre le travail en présentiel plus agréable. L’entreprise peut alors saisir cette opportunité pour créer des espaces plus accueillants, pratiques et confortables. Plusieurs pistes peuvent être envisagées :

• Flex desk ou flex office : les salariés n’ont pas de bureau attitré
• Salle de réunion — visioconférence : des pièces conçues pour éviter tout désagrément sonore ou visuel lors d’une conversation à distance
• Zones de détente : repos, partage…
• Mise en place de services : crèches d’entreprise, conciergerie, etc.

L’objectif est d’inventer un espace propice au travail, mais aussi aux échanges, dans ce nouveau monde hybride, mi-virtuel, mi-physique. Un environnement optimisé pour le bien-être des salariés permet d’augmenter leur performance, de stimuler leur créativité et de réduire leur absentéisme.

De nouveaux repères pour mieux communiquer en entreprise

Un nouveau cadre de travail engendre également une nouvelle ambiance de travail. Les salariés expérimentent une manière d’évoluer en présentiel dans les bureaux de la société et une autre, foncièrement différente, en distanciel. Le rythme n’est pas le même et les échanges informels sont moins fréquents. Tous les codes de la communication et des relations sont alors ébranlés.

De nombreuses questions restées en suspens liées à ce nouvel environnement accentuent un climat d’incertitude. Les mesures légales régies par le contrat du salarié doivent être complétées en interne pour créer un cadre propice au travail hybride. Forte de ce constat, la CNIL a d’ailleurs conçu un guide complet pour répondre aux multiples interrogations générées par la mise en place du télétravail.

Ainsi, afin de regagner en confiance, les salariés en télétravail ou en présentiel ont un besoin fort de nouveaux repères, afin de :

• Savoir quand se rendre disponible pour une réunion ou un échange téléphonique
• Accéder au planning de présence et au suivi opérationnel à distance
• Être informé sans délai des éléments essentiels à leur poste
• Pouvoir contacter leurs collègues sur des plages horaires définies
• Créer des temps d’échanges informels pour entretenir un esprit d’équipe

Les règles doivent évoluer, dans le but de créer une ambiance plus détendue, selon ces nouvelles contraintes. En matière de gestion des équipes, un système de planification manuel avec tableur Excel peut se révéler problématique et montrer ses limites. Il est alors temps de se tourner vers un outil de planification basé sur l’activité réelle plus adapté aux nouveaux impératifs.

Les moyens techniques collaboratifs jouent également un rôle déterminant pour limiter le sentiment de cassure entre les deux fonctionnements. Ils contribuent à une meilleure acceptation des nouveaux process, quel que soit le lieu où se trouvent les équipes.

Différentes solutions permettent de mieux communiquer, de partager et de collaborer en mode hybride. Ainsi, tous les salariés peuvent travailler facilement ensemble, qu’ils soient au bureau ou en télétravail. Plusieurs types d’outils de communication peuvent être mises en place en complément de ceux déjà installés :

• Visioconférence
• Tableau blanc numérique
• Partage et édition collaborative de documents
• Logiciels pour la planification et la gestion de projet
• Messagerie instantanée ou vocale, etc.

En fin de compte, le véritable challenge pour les entreprises est de permettre aux collaborateurs d’apprécier, de manière équivalente, les deux modes de travail.

Le travail hybride implique confiance et autonomie

Et un des points fondamentaux de cet enjeu est de choisir, parmi les styles de management, le plus approprié au travail à distance. En effet, la modification des espaces ne saurait suffire à réussir la mise en place du télétravail.

Remise en question des pratiques managériales directives

Certes, ces nouvelles organisations séduisent de nombreux salariés en raison de la liberté et de la flexibilité qu’elles offrent. Mais d’autres souffrent de pratiques managériales douteuses, voire contraires à l’éthique. Certaines structures surveillent leurs télétravailleurs avec des outils logiciels conçus pour suivre l’activité ou la productivité.

Ces méthodes invasives, visant à s’assurer que les employés font ce pour quoi ils sont rémunérés, ne laissent rien présager de positif. Dès lors, comment envisager une relation de confiance mutuelle ?

Sans pour autant avoir recours à ces pratiques, de nombreux responsables peinent encore à trouver un équilibre. Dans ce nouvel environnement, ils s’interrogent et doutent sur leur manière de gérer leurs équipes, alternant entre contrôle excessif et incitation à l’autonomie.

Formés aux techniques de management directif, ils ne parviennent pas à dépasser leurs habitudes. Ils continuent de s’appuyer sur une analyse de la productivité basée sur le temps de travail et non sur les résultats.

Une formation en management collaboratif s’avère alors nécessaire pour pouvoir lâcher prise. Cette approche, appelée aussi management participatif, vise à impliquer, à motiver et à engager les membres d’une équipe vers une démarche collaborative et innovante. Elle repose avant tout sur l’écoute, la responsabilisation, la confiance et l’autonomie.

Travail hybride : l’esprit de coopération est fondamental

La crise sanitaire et l’expérience des confinements ont largement démontré que le temps passé en ligne n’est pas synonyme de productivité. Cette période inédite a par ailleurs prouvé que la qualité d’une tâche ne dépend pas du lieu où celle-ci est réalisée. La performance doit ainsi se mesurer sur les objectifs et non sur les horaires de présence, afin de perdre moins de temps à surveiller.

Dans un mode de travail hybride, la mission des managers est de créer un haut niveau d’émulation collective. Si le secteur d’activité et la structure le permettent, ils doivent favoriser le mode projet et maintenir un esprit de coopération fort, sur lequel ils vont pouvoir s’appuyer. Malgré la complexité et les obstacles de la communication à distance, ils demeurent les garants de la coordination des collaborateurs.

En étant à l’écoute en cas de dysfonctionnement ou de baisse de motivation, le manager établit les piliers d’une relation constructive, transparente et sereine. Il doit se rendre disponible pour échanger individuellement. Il peut également identifier avec les salariés quelles sont les activités, les tâches  à réaliser de préférence en présentiel et celles pour lesquelles le distanciel est optimal. Cette analyse conjointe de l’opérationnel est une solution concrète pour planifier le travail, tout en tenant compte des nouvelles contraintes.

En considérant leur expérience, en faisant confiance aux salariés pour qu’ils s’organisent au mieux, il reconnait leurs compétences et leur valeur. Cela devrait également être la norme dans un fonctionnement classique, mais cet état d’esprit se révèle incontournable en télétravail pour faciliter la transmission des informations, forcément plus problématique.

Dans cette configuration hybride, les collaborateurs sont obligés de faire preuve d’une plus grande autonomie et d’une meilleure organisation. Quand les périmètres de responsabilité individuelle sont bien définis, formalisés et respectés, les personnes évoluent plus naturellement en synergie. Dans une structure où les équipes alternent entre présentiel et distanciel, le management participatif semble donc s’imposer comme une évidence. Le manager coordonne les actions de chaque salarié. Il supervise les opérations, tout en laissant chacun remplir pleinement le rôle qui est le sien.