Gestion du temps de travail : le rôle de la badgeuse

Une solution de badgeage, qu’elle soit digitale ou physique, est un dispositif efficace pour suivre de manière sûre les temps de travail. Passer d’un traitement manuel à un procédé automatisé requiert une réflexion sur plusieurs axes. Cette étape est fondamentale pour une meilleure intégration dans l’organisation. Elle inclut notamment les éléments nécessaires à un accueil positif de la part des collaborateurs.

Un système de pointeuse et de contrôle des heures de travail présente de nombreux avantages pour l’entreprise, mais également pour les salariés. Voici nos recommandations pour réussir la mise en place d’une badgeuse.

Pourquoi mettre en place un système de pointage ?

Le pointage optimise et sécurise l’organisation de l’entreprise

La badgeuse, physique ou virtuelle, permet d’obtenir une information concrète de l’activité de son organisation. En enregistrant de manière systématique et automatique les présences, l’entreprise collecte des données en adéquation avec la réalité du terrain. Elle peut tenir compte des aléas et avoir une vision globale sur le temps de travail d’un service.

Les renseignements recueillis lors du badgeage constituent une solution performante de contrôle du temps. Les managers peuvent observer rapidement et facilement les horaires véritablement exécutés par leurs équipes. La badgeuse offre un examen des faits réels et non plus seulement des ressentis.

Les renseignements fournis constituent la base d’une meilleure organisation et donc, d’une plus grande rentabilité. À terme, l’autre avantage est que la pointeuse permet d’augmenter naturellement la ponctualité de chaque collaborateur. Le logiciel de pointage est un outil concret pour améliorer les performances de l’entreprise en jouant sur plusieurs axes.

L’analyse des données récoltées montre parfois des dysfonctionnements jusqu’alors inapparents. Ce système contribue, par exemple, à détecter l’origine d’heures supplémentaires ou bien le non-respect des pauses règlementaires.

Par ailleurs, dans le cadre de la sécurité incendie, c’est une garantie pour assurer l’évacuation de tous les occupants. En cas de départ de feu signalé par l’alarme, la présence d’une liste des personnes présentes sur site peut être établie en temps réel, facilement, avec des données fiables. Ces indications sont primordiales pour permettre aux services de secours une intervention optimale.

Le pointage : un outil de pilotage pour les managers

Parallèlement, la pointeuse permet une meilleure vision sur les temps de présence par les managers, au plus près de l’opérationnel. Elle devient même un outil de pilotage. Toutes les données relatives au temps de travail sont exportées, sans délai, dans le système informatique vers le service Rh ou comptabilité, grâce au logiciel de pointage :

• Les présences
• Les absences
• Les heures supplémentaires

Les informations papiers disparaissent du processus traditionnel. Les heures d’arrivée et de départ sont connues en temps réel grâce à l’automatisation. Leur traitement est simplifié et moins sujet aux erreurs humaines.

Le manager bénéficie d’un gain de temps considérable. La badgeuse permet une validation du temps de travail accéléré, car les pointages en phase avec les horaires prévisionnels peuvent être validés automatiquement.

Le manager se concentre exclusivement sur les anomalies de pointage comme les écarts entre le temps prévisionnel et celui réalisé. Ce professionnel peut ainsi se concentrer sur des tâches plus complexes. Sa productivité s’en trouve améliorée.

Le pointage améliore les relations avec les salariés

L’avantage d’une pointeuse horaire est également à considérer du point de vue des salariés. Elle leur offre une solution sûre pour la gestion de leur temps de travail. Avec l’automatisation, il ne peut y avoir de malentendu lié aux heures travaillées ou aux pauses.

Certaines badgeuses peuvent intégrer le planning prévisionnel fourni par la solution de gestion des temps. L’employé est averti d’une anomalie au moment du badgeage. Celui-ci peut alors sélectionner le motif de l’anomalie : renfort d’équipe, remplacement d’un salarié absent, etc.

Cette information fait gagner du temps au moment de la validation des pointages en anomalies. Les collaborateurs ne sont plus contraints de noter leurs horaires et les éléments d’information associés, chaque jour, manuellement. La badgeuse leur offre un système simplifié. La communication est facilitée pour les salariés.

Elle fiabilise dans le même temps le calcul du temps de travail effectif et garantit donc une équité de traitement pour l’ensemble du personnel. La totalité du temps passé sur site est prise en compte pour le calcul des éléments variables de paie. Ainsi, les contestations sont rares grâce aux données conservées en interne.

Comment réussir l’intégration de la badgeuse en entreprise ?

Établir un cahier des charges pour le projet de badgeuse

Une étude préalable est indispensable pour garantir la réussite de la mise en place d’un système de pointage. Elle s’inscrit généralement dans un objectif de transformation globale liée à une meilleure planification des activités. Elle définit plusieurs points essentiels :

• Environnement
• Profil des utilisateurs
• Lieux d’installation en cas de terminaux fixes
• Fonctionnalités (prise de poste, enregistrement des heures, etc.)
• Nombre de badgeages
• Périodes d‘intense d’activité, etc.

Ainsi, l’étude permet de concevoir un véritable cahier des charges du projet pour déterminer le meilleur modèle de pointeuse pour la structure. Il existe en effet de nombreux types de pointeuses mais aussi des solutions dématérialisées sur ordinateur ou Smartphone. Ces dernières conviennent par exemple très bien aux équipes volantes, non assignées à un poste précis. Le système sélectionné sera alors adapté aux besoins de l’entreprise, mais également à ses contraintes.

De plus, la badgeuse doit être dimensionnée pour l’organisation utilisatrice. Certains systèmes sont modulables, d’autres restent limités aux fonctionnalités de base. Il est donc important de prendre en considération ces points lors de votre projet, afin de choisir une solution adaptable, si votre entreprise est amenée à évoluer.

Bien choisir sa badgeuse

L’environnement de travail doit également être examiné pour prendre en compte les aléas auxquels seront soumis les appareils de pointage. Ainsi, il est recommandé d’opter pour une pointeuse à touches si le lieu est exposé à des conditions particulières (poussière, froid, chaleur, humidité, etc.). L’écran tactile, plus sensible, ne conviendra pas vraiment à ces conditions difficiles (industrie, bâtiment, etc…)

Dans d’autres services, plus administratifs, la pointeuse virtuelle, accessible depuis un ordinateur sera plus appropriée. De la même manière, des postes itinérants, nécessitant de nombreux déplacements, seront plus à même d’utiliser leur Smartphone. En prenant en compte les besoins des publics utilisateurs, vous contribuez à renforcer l’adhésion du nouveau mode d’organisation incluant la pointeuse.

Enfin, il est important de noter que le choix d’une solution de pointage physique implique de concevoir un plan d’implantation idéal. Certains systèmes peuvent être liés au contrôle d’accès. Les badges à présenter devant le lecteur de carte offrent alors une gestion optimisée des flux.

C’est pourquoi il est essentiel d’anticiper au mieux la localisation et le nombre d’appareils nécessaires. Un bon dimensionnement assure la fluidité de circulation dans l’entreprise. Vous devez éviter les situations d’engorgement aux heures de pointe.

Personnaliser le système de badgeage grâce au logiciel

Une pointeuse fait l’objet d’une étape de personnalisation pour chaque entreprise. Un réglage sur mesure des fonctionnalités permet de répondre à des besoins précis. Il est possible de créer un suivi particulier sur les heures supplémentaires. Un système d’alerte avertit le manager d’un dépassement significatif des horaires pour faire le point sur la situation.

De la même manière, les horaires pendant lesquels le badgeage est prévu peuvent être limités. Par exemple, si les salariés sont soumis à des horaires collectifs de travail, ils ne doivent pas pouvoir pointer avant leur prise de poste effective. Le paramétrage du dispositif peut garantir le respect des horaires applicables. Cependant, si une correction automatique du pointage sur l’horaire collectif est effectuée, le pointage réel est conservé dans la base de données.

Lorsqu’une entreprise se développe, il peut arriver que le logiciel choisi au départ ne soit plus adapté. Heureusement, il est possible de le changer pour faire évoluer le système pour le faire correspondre à la taille des effectifs et aux nouveaux besoins. Une solution de gestion des temps et des activités, comme celle proposée par Prologia, s’interface à votre badgeuse, quel que soit le modèle : borne, Smartphone, etc. Elle offre de multiples fonctionnalités. On peut citer, par exemple :

• Le paramétrage de l’écrêtage des badgeages pour tolérer des écarts entre le planning prévisionnel et le planning publié (Si le salarié pointe 10 minutes en avance, cela ne va pas générer des heures supplémentaires)
• La gestion d’une latitude dans la période de pointage. (L’employé peut pointer entre 8h et 10h et entre 16h et 18h. L’objectif est de s’assurer que celui-ci a bien réalisé dans ce lapse de temps les 7h de travail prévu.)

Communiquer les règles du dispositif installé

La mise en place du dispositif de pointage prévoit dans sa phase finale la diffusion d’une note de service avisant l’ensemble des salariés. Elle précisera les sujets recommandés par la CNIL. Un document est disponible en ligne pour les entreprises afin de faciliter ces démarches. Il répertorie les points de vigilance à respecter lors des étapes du projet.

Au regard de la loi, les systèmes de contrôle des horaires par badge n’ont plus à être déclarés à la CNIL. Depuis l’entrée en application des règles de protection des données personnelles (RGPD – 25 mai 2018), cette réglementation se substitue aux anciennes obligations.

La direction doit, en outre, déterminer les règles concernant le calcul des heures effectives et celles prises en compte pour la paie ou les congés. Il reste capital de communiquer clairement sur ces points fondamentaux, parfois différents d’une entreprise à l’autre.

Une information complète sur les principes d’utilisation du dispositif de pointage sera délivrée aux salariés et de leurs représentants, afin de les rassurer et garantir leur adhésion. La mise en avant des avantages pour le personnel doit être intégrée, car ils ne sont pas forcément évidents, de prime abord. Une formation finalisera l’acceptation de ce nouvel outil.

C’est un fait, l’automatisation du suivi des temps de travail améliore de manière pérenne les performances d’une structure. En créant un système de badgeage bien adapté à votre entreprise, vous assurez une meilleure gestion des temps et optimisez l’organisation de vos équipes. Votre activité nécessite de faire évoluer votre méthode existante vers une solution plus puissante ?

Un consultant spécialisé en planification peut vous aider à faire le point et analyser vos besoins. Contactez-nous pour un rendez-vous personnalisé.