SIRH : comment l’optimisation de la GRH impacte la croissance de l’entreprise

L’évolution des logiciels (GRH) et la dématérialisation ont révolutionné les responsabilités de la fonction RH. Désormais, le rôle du Système d’Information de gestion des Ressources Humaines – ou SIRH – est devenu central. Dans le même temps, avec l’arrivée de ces nouveaux outils, les processus liés à l’administration du personnel sont profondément transformés.

Les missions du département RH impliquent naturellement un domaine d’intervention étendu, car elles soutiennent toutes les étapes de la vie d’un employé. Du recrutement au suivi des compétences, en passant par la gestion de la paie, ou encore la planification, leur impact est stratégique pour l’entreprise.

Dans ce contexte, la mise en place d’un SIRH se révèle capitale pour structurer et optimiser ce vaste champ d’application. Ainsi, un projet SIRH requiert la création d’une équipe dédiée dont le périmètre d’action dépasse largement celui des Ressources Humaines.

Dans cet article, nos experts expliquent comment un SIRH accompagne et facilite le développement d’une société. Découvrez également dans quelle mesure des modules de base, comme la GTA, nécessitent l’installation d’un logiciel RH spécifique, plus adapté aux enjeux de certaines activités.

Qu’est-ce qu’un SIRH ?

Le SIRH ou Système d’Information de gestion des Ressources Humaines désigne un outil informatique d’administration globale des processus RH. Parfois nommé par son équivalent en anglais « Human Capital Management », soit HCM, ce dispositif a pour objectif de digitaliser l’ensemble des opérations RH.

Pourtant, les avantages de cet outil RH complet ne se limitent pas à ceux de l’automatisation de tâches chronophages. Mais pour en bénéficier pleinement, un projet SIRH doit se baser sur la spécification des besoins de l’entreprise. Mené par une équipe dédiée et pluridisciplinaire, il se déploie en plusieurs phases et requiert l’engagement de tous les collaborateurs.

CORE RH : centraliser les données pour créer le socle de la stratégie SIRH

Le Core RH ou Core HR correspond aux outils de base d’un SIRH. Il représente le minimum requis pour le fonctionnement d’un service des ressources humaines. Les différents modules qui le composent forment la pièce majeure du SIRH. Elle centralise toutes les informations nécessaires à l’administration du personnel.

Ce socle du SIRH est constitué des solutions suivantes :

• Gestion administrative des employés (données personnelles, organigramme, etc.)
• Gestion de la paie et des prestations sociales (salaires, indemnités, primes, notes de frais, épargne retraite, participation, mutuelle, impôts, chèques de paie, virement automatique…)
• Gestion des temps et activités ou GTA (heures travaillées, congés, absences, planification des ressources, workflows de validation, etc.)

Selon les éditeurs de SIRH et les besoins de l’entreprise cliente, des modules transverses peuvent s’ajouter au Core RH :

• Gestion documentaire
• Pilotage des plans d’action
• Gestion du matériel professionnel : vêtements professionnels, flotte de véhicules, etc.

Un logiciel SIRH se trouve sous de multiples formes : complet, modulaire ou conçu sur-mesure. Dès lors, l’accès à certaines fonctionnalités peut varier d’une solution SIRH à l’autre. Cela peut concerner la connexion au portail RH via une application mobile, la création d’indicateurs spécifiques ou d’options facilitatrices comme la signature électronique.

Modules complémentaires au socle RH : Gestion de talents & Implication des employés

Deux modules complémentaires sont susceptibles d’étendre le socle SIRH pour accompagner la croissance de l’entreprise, tout en renforçant la marque employeur. Ainsi, le Core RH peut s’enrichir d’un outil gestion de talents et d’une solution axée sur l’implication des travailleurs.

Gestion des talents

Destinée à accompagner le développement des compétences des salariés, une solution dédiée à la gestion des talents offre une meilleure rentabilité sur les recrutements. Elle permet de mieux cibler, fidéliser et valoriser les ressources humaines de l’entreprise en optimisant les processus concernés :

• Recrutement et socialisation organisationnelle (onboarding en anglais) dont l’objectif est d’améliorer l’intégration des nouvelles recrues,
• Management des compétences et suivi de performance (entretiens annuels, évaluation continue, avancement et évolution interne, objectifs individuels et d’équipe)
• Gestion des formations et des habilitations (Sécurité et santé au travail, évaluation des risques professionnels)

Implication des employés

En ayant accès à des informations fiables et classifiées, le module spécifique à l’implication des employés facilite les processus de communication interne. On retrouve notamment les fonctionnalités suivantes, liées à l’accès mobile et l’utilisation des médias sociaux :

• Accès sécurisé au portail RH en libre-service (inscription aux formations, opportunités de poste à pourvoir en interne, pose des congés, consultation des plannings, etc.)
• Communication et collaboration active associant des alertes en temps réel (échanges, diffusion d’actualités, sondages, etc.)

Grâce à l’autonomie apportée aux collaborateurs, ces deux modules instaurent une plus grande confiance au sein de l’organisation. Enfin, l’analyse croisée des données RH permet, le cas échéant, d’aider à la prise de décision.

Bon à savoir : Dans un SIRH, la législation nationale ou internationale, les accords d’entreprise et conventions locales sont intégrés dans un SIRH. Dès lors, les mises à jour du SIRH par l’éditeur garantissent le respect des règles en vigueur.

Comment le SIRH optimise les performances de l’entreprise

Un SIRH simplifie et sécurise les missions incontournables de la gestion du personnel en entreprise. À ce jour, près de 60% des entreprises françaises sont équipées d’un SIRH. Essentiel pour le département RH et pour l’ensemble des cadres dirigeants, son implantation améliore également les processus liés à l’activité des employés.

Forte de ce constat, l’entreprise doit détecter au plus tôt les modules du SIRH susceptibles d’influer de façon significative sur le ROI. En effet, dans certains cas, leur impact se révèle capital pour la productivité globale de l’organisation.

L’intérêt du SIRH pour le développement de l’organisation

Généralement, quels que soient le secteur et la taille de l’entreprise, la mise en place d’un SIRH se justifie par sa capacité à :

• Automatiser et améliorer la réalisation de tâches chronophages
• Disposer de données communiquées en temps réel (exemple : le badgeage)
• Suivre les formations et habilitations à renouveler
• Communiquer sur les disponibilités du personnel
• Simplifier la transmission des éléments variables de paie
• Éviter les ressaisies en évitant les erreurs manuelles

Par le gain de temps et d’efficacité qu’il procure, ce système réduit naturellement les coûts de gestion administrative. Si le SIRH est avant tout lié à la mission RH, ses fonctionnalités peuvent, en réalité, transformer l’entreprise en profondeur.

Grâce à la centralisation des informations dans un seul outil, l’impact d’un SIRH ne se limite pas aux au service RH. Rapidement, il influe sur la productivité opérationnelle des autres départements de la société.

De plus, les nouvelles possibilités du SIRH, offertes par l’intelligence artificielle, augmentent le potentiel de développement de l’entreprise et donc sa rentabilité. Certes, les applications de l’IA sont récentes dans les systèmes de gestion RH. Mais des fonctionnalités sont d’ores et déjà disponibles sur plusieurs solutions, telles que :

• Service de chatbots intégrés au portail RH, permettant d’imiter une vraie conversation avec un utilisateur en langage naturel.
• Analyse sémantique des CV
• Préscoring : trouver les meilleurs profils
• Matching compétences : former le personnel selon les besoins et le potentiel existant

L’intérêt du SIRH se révèle, en outre, dans sa capacité à optimiser l’intégration et le management des collaborateurs extérieurs : freelance, intérimaire, consultant, etc. Dans un contexte d’entreprise étendue, le recours à d’autres modes de travail requiert un outil adapté aux problématiques RH de ce nouvel écosystème.

Plus globalement, en améliorant les processus liés à la gestion administrative du personnel, un SIRH participe pleinement au développement de la société. En optimisant sa flexibilité, ce dispositif facilite son évolution et accélère donc sa croissance.

Pourquoi le rôle de la GTA est déterminant dans un projet SIRH

Si les avantages d’un SIRH semblent assez simples et logiques, dans certains cas, la mise en place du projet demeure complexe. À première vue, l’automatisation des processus administratifs et la dématérialisation des dossiers RH ne présentent pas de risque majeur.

Mais pour certains établissements, l’intégration d’un module de Gestion des Temps et des Activités (GTA) nécessite une attention particulière. En effet, sa capacité à influer sur les performances de l’organisation est fondamentale pour l’avenir d’une entreprise.

Axée sur le suivi de l’activité et l’utilisation des ressources disponibles, la GTA permet d’améliorer la productivité. Basée principalement sur la planification, elle optimise les moyens mobilisables, favorise l’engagement du personnel et sécurise le respect des obligations légales.

Toutefois, pour peser de manière conséquente sur les résultats attendus, cet outil RH requiert de s’adapter avec souplesse aux contraintes de l’entreprise :

• Taille de l’entreprise
• Secteur d’activité
• Cycles de travail (rotations, etc.)
• Convention professionnelle et réglementations spécifiques
• Fréquentation, pic d’activité, saisonnalité, etc.
• Type de solutions informatiques (logiciels SIRH Saas, on premise…)

La GTA garantit une véritable organisation du travail, tout en instaurant l’équité dans la répartition des tâches. En agissant concrètement sur les facteurs de pénibilité, elle participe à la prévention des risques professionnels, obligatoire pour toutes les entreprises. Enfin, la GTA est considérée comme un outil de mesure fiable pour valoriser objectivement la performance des collaborateurs.

Par conséquent, restreindre l’intérêt d’investir dans une solution de GTA aux seuls avantages de l’automatisation serait dommageable. Ce point de vigilance est essentiel pour ne pas sous-estimer le potentiel de la GTA dans un SIRH.

Ainsi, la réussite d’un projet de GTA se distingue des autres projets SIRH par l’implication requise de toute l’entreprise. Bien entendu, la DRH et la DSI (Direction du Système d’Information) pilotent la mise en œuvre de A à Z. Mais l’instauration d’une solution de GTA engage inévitablement les managers et les opérationnels via leurs problématiques terrain.

En définissant correctement les attentes de tous les services et de leurs directions, l’identification des besoins détermine son périmètre d’application. En s’appuyant sur ce diagnostic rigoureux, l’équipe projet délimite précisément le champ d’action de la GTA dans son cahier des charges. Dans le même temps, elle garantit la concordance entre les fonctionnalités GTA du SIRH et l’ensemble des contraintes propres à la structure.

Dans cette phase essentielle, l’examen du module GTA d’un SIRH complet peut changer l’orientation initiale du projet. Si cette étape est bien menée, elle mettra en lumière, suffisamment tôt, les impératifs cruciaux pour l’organisation. Dès lors, soit l’analyse confirmera l’adéquation des fonctions standards aux besoins de l’entreprise, ou bien elle conclura à l’acquisition d’un logiciel RH dédié à la Gestion des Temps et des Activités.